当公司决定要做这个转型项目的时候,第一件事就是组建搭建项目小组,小组角色主要有三个:
第一个是项目的发起人(sponsor)。通常这个人开始就存在了,是承接公司变革项目的总负责人。
第二个是项目负责和项目经理,这两个角色可以是汇报关系,也可以是平行关系,前者主要在对外的沟通协调,比如对接业务高管和集团的HR或者项目负责人,后者专注在内部,负责所有项目的组织、流程、系统和人才等核心板块的设计、计划和执行,确保项目能够定期交付。
第三个是项目执行成员,他们主要承担各个项目板块的负责人角色,从计划到执行的所有细节,确保这个板块能够按时保质保量的推进和达成。
首先梳理一下搭建项目组的四个角色及其能力要求和工作方式。
(1)项目发起者(Sponsor)的能力要求和工作方式,如表6-1所示。
表6-1 项目发起者(Sponsor)的能力要求和工作方式
主要角色 | 能力与特质 | 工作方式及重点 |
向上管理,争取集团和业务负责人的支持 在项目遇到资源缺失或者推进业务高层有困难时,协助项目组解决问题 | 协调各种高层关系的能力 影响力强 说服力强 能够激励项目组勇往直前 | 参加决策层会议, 推动决策 定期review项目进展,有力推进项目 有意识协调业务高管利益,为项目营造有利环境 |
(2)项目负责(Project Leader)的能力要求和工作方式,如表6-2所示。
表6-2项目负责(Project Leader)的能力要求和工作方式
主要角色 | 能力与特质 | 工作方式及重点 |
协助项目经理推进关键事件的推动者 协助Sponsor与业务高管之间的协调者 重大项目事件和冲突的参与和解决者 为项目组争取资源者 团队建设者 | 不惧权威,善于平衡利益 思维快,不轻易表露观点,对不同人的表现尽量表现一致 清楚对公和对私有别,不轻易表达不满或者亮底牌 知道自己什么不可自己决定,应该找谁决定 内心足够强大,面对众人刁难时,也会利用示弱的柔软获得同情,但观点和意见明确传达 善于利用资源,清楚要找到合适的人来获得资源,当提议无法通过时,便采用最大化利用政策空间达成目的 微笑,说话时表情不要太紧张 把握时机和事情的优先顺序安排自己精力 及时沟通,并能同时高速处理多件事情 | 参加决策层会议,推动决策 定期与集团项目组沟通 定期与地方的HR负责人沟通 项目定期回顾 把大部分的项目管理工作分出去或者授权 |
(3)项目经理(PMO)的能力要求和工作方式,如表6-3所示。
表6-3 项目经理(PMO)的能力要求和工作方式
主要角色 | 能力与特质 | 工作方式及重点 |
项目的计划和执行的管理者 关键项目板块的负责人 项目组的日常管理和协调者 定期主持决策委员会的项目沟通和决策推进 | 很强的项目管理能力,包括计划、协调和沟通等能力 强大的推动和执行力 同时处理多任务能力 超强的追求结果的意识和把控力 平衡各种关系,并快速做出判断并推进 很强的对新知识的学习能力和表达能力 善于利用各种资源,包括获得及分配的能力 善于妥协并能够妥协 项目组的团队建设,包括协调、以身作则及利他精神 | 主持决策委员会项目会议 日常项目管理会议 集团项目会议 地方HR负责人项目会议 参与各板块设计、计划和执行的关键活动 协助项目负责和Sponsor的重大项目活动和问题解决 |
(4)项目组成员(按照主要项目板块)的能力要求和工作方式,如表6-4所示。
表6-4 项目组成员(按照主要项目板块)的能力要求和工作方式
主要角色 | 能力与特质 | 工作方式及重点 |
1. 流程设计板块负责 | 对薪酬福利板块非常熟悉 流程和细节导向 协调各个团队的能力 工作坊的引导和推动能力 | 召集全国各个相关流程专家组成项目小组 制订流程梳理计划和落实会议和沟通具体安排 引导工作坊和会议的顺利进行,及时干预确保结果 沟通协调流程结果的签署通过 |
2. 组织设计负责 | 熟悉当前公司的组织架构和HR负责人的基本情况 熟悉组织架构设计方法和流程 对人和关系敏感 对上管理并协调关系 谈判和说服技巧 | 召集各地方HR负责人讨论确定设计方案 与集团沟通确认新的组织架构并取得支持 组织架构、岗位架构和人头的设计方案的确定 与相关HR负责人和业务高该案就人头开展谈判和确定最后的方案 人员的内部转移、沟通并参与人员过渡 |
3. IT系统板块负责 | 最懂IT的HR专家 对薪酬福利政策和操作非常熟悉 有原则还要会沟通 项目管理能力强 团队建设与内部沟通 | 统一全国的不同系统到一个大平台 影响和说服业务单位上IT系统 配合集团的整体系统建设 项目统筹与管理,确保落地 配合政策、流程和组织小组的输出能够最大限度在系统中实现 |
4. 政策优化板块负责 | 影响和说服能力 熟悉公司政策并能梳理归纳 项目管理能力 平衡并推动项目进程 | 成立并组织项目组设计和规划项目 协调业务高管及HR负责人利益,最大优化政策 准备方案并主持高层会议,推动项目进程 对共识的项目记录、跟进和落实 |
5. 人员过渡负责 | 向上表达和争取资源的能力 向下管理期望的能力 一对一沟通和说服力 心理疏导和压力管理能力 | 设计人员过渡方案和制订计划 向上沟通并争取资源,为沟通准备 设计和计划具体执行安排和细节 对受影响员工的管理并组织沟通 对岗位挑战或者受影响大的员工一对一沟通 |
6. 变革沟通管理负责 | 熟悉变革管理的逻辑和沟通原则 较深入了解人性和心理 能够抓住重点信息和利益来沟通 有能力对群体沟通和危机公关 有效的具体沟通技巧和表达方式 冲突管理和应急处理能力 | 变革沟通的设计和计划 对高层的沟通策略的设计和计划 参与部门高层沟通会议 在项目过程中安插必要的沟通活动推动项目 收集相关方的反馈和意见及时安排沟通 跟进项目进度,控制沟通节奏,促进项目推进 |