第一节组建项目组

当公司决定要做这个转型项目的时候,第一件事就是组建搭建项目小组,小组角色主要有三个:

第一个是项目的发起人(sponsor)。通常这个人开始就存在了,是承接公司变革项目的总负责人。

第二个是项目负责和项目经理,这两个角色可以是汇报关系,也可以是平行关系,前者主要在对外的沟通协调,比如对接业务高管和集团的HR或者项目负责人,后者专注在内部,负责所有项目的组织、流程、系统和人才等核心板块的设计、计划和执行,确保项目能够定期交付。

第三个是项目执行成员,他们主要承担各个项目板块的负责人角色,从计划到执行的所有细节,确保这个板块能够按时保质保量的推进和达成。

首先梳理一下搭建项目组的四个角色及其能力要求和工作方式。

(1)项目发起者(Sponsor)的能力要求和工作方式,如表6-1所示。

表6-1 项目发起者(Sponsor)的能力要求和工作方式

主要角色

能力与特质

工作方式及重点

​ 向上管理,争取集团和业务负责人的支持

​ 在项目遇到资源缺失或者推进业务高层有困难时,协助项目组解决问题

​ 协调各种高层关系的能力

​ 影响力强

​ 说服力强

​ 能够激励项目组勇往直前

​ 参加决策层会议, 推动决策

​ 定期review项目进展,有力推进项目

​ 有意识协调业务高管利益,为项目营造有利环境

(2)项目负责(Project Leader)的能力要求和工作方式,如表6-2所示。

表6-2项目负责(Project Leader)的能力要求和工作方式

主要角色

能力与特质

工作方式及重点

​ 协助项目经理推进关键事件的推动者

​ 协助Sponsor与业务高管之间的协调者

​ 重大项目事件和冲突的参与和解决者

​ 为项目组争取资源者

​ 团队建设者

​ 不惧权威,善于平衡利益

​ 思维快,不轻易表露观点,对不同人的表现尽量表现一致

​ 清楚对公和对私有别,不轻易表达不满或者亮底牌

​ 知道自己什么不可自己决定,应该找谁决定

​ 内心足够强大,面对众人刁难时,也会利用示弱的柔软获得同情,但观点和意见明确传达

​ 善于利用资源,清楚要找到合适的人来获得资源,当提议无法通过时,便采用最大化利用政策空间达成目的

​ 微笑,说话时表情不要太紧张

​ 把握时机和事情的优先顺序安排自己精力

​ 及时沟通,并能同时高速处理多件事情

​ 参加决策层会议,推动决策

​ 定期与集团项目组沟通

​ 定期与地方的HR负责人沟通

​ 项目定期回顾

​ 把大部分的项目管理工作分出去或者授权

(3)项目经理(PMO)的能力要求和工作方式,如表6-3所示。

表6-3 项目经理(PMO)的能力要求和工作方式

主要角色

能力与特质

工作方式及重点

​ 项目的计划和执行的管理者

​ 关键项目板块的负责人

​ 项目组的日常管理和协调者

​ 定期主持决策委员会的项目沟通和决策推进

​ 很强的项目管理能力,包括计划、协调和沟通等能力

​ 强大的推动和执行力

​ 同时处理多任务能力

​ 超强的追求结果的意识和把控力

​ 平衡各种关系,并快速做出判断并推进

​ 很强的对新知识的学习能力和表达能力

​ 善于利用各种资源,包括获得及分配的能力

​ 善于妥协并能够妥协

​ 项目组的团队建设,包括协调、以身作则及利他精神

​ 主持决策委员会项目会议

​ 日常项目管理会议

​ 集团项目会议

​ 地方HR负责人项目会议

​ 参与各板块设计、计划和执行的关键活动

​ 协助项目负责和Sponsor的重大项目活动和问题解决

(4)项目组成员(按照主要项目板块)的能力要求和工作方式,如表6-4所示。

表6-4 项目组成员(按照主要项目板块)的能力要求和工作方式

主要角色

能力与特质

工作方式及重点

1.​ 流程设计板块负责

​ 对薪酬福利板块非常熟悉

​ 流程和细节导向

​ 协调各个团队的能力

​ 工作坊的引导和推动能力

​ 召集全国各个相关流程专家组成项目小组

​ 制订流程梳理计划和落实会议和沟通具体安排

​ 引导工作坊和会议的顺利进行,及时干预确保结果

​ 沟通协调流程结果的签署通过

2.​ 组织设计负责

​ 熟悉当前公司的组织架构和HR负责人的基本情况

​ 熟悉组织架构设计方法和流程

​ 对人和关系敏感

​ 对上管理并协调关系

​ 谈判和说服技巧

​ 召集各地方HR负责人讨论确定设计方案

​ 与集团沟通确认新的组织架构并取得支持

​ 组织架构、岗位架构和人头的设计方案的确定

​ 与相关HR负责人和业务高该案就人头开展谈判和确定最后的方案

​ 人员的内部转移、沟通并参与人员过渡

3.​ IT系统板块负责

​ 最懂IT的HR专家

​ 对薪酬福利政策和操作非常熟悉

​ 有原则还要会沟通

​ 项目管理能力强

​ 团队建设与内部沟通

​ 统一全国的不同系统到一个大平台

​ 影响和说服业务单位上IT系统

​ 配合集团的整体系统建设

​ 项目统筹与管理,确保落地

​ 配合政策、流程和组织小组的输出能够最大限度在系统中实现

4.​ 政策优化板块负责

​ 影响和说服能力

​ 熟悉公司政策并能梳理归纳

​ 项目管理能力

​ 平衡并推动项目进程

​ 成立并组织项目组设计和规划项目

​ 协调业务高管及HR负责人利益,最大优化政策

​ 准备方案并主持高层会议,推动项目进程

​ 对共识的项目记录、跟进和落实

5.​ 人员过渡负责

​ 向上表达和争取资源的能力

​ 向下管理期望的能力

​ 一对一沟通和说服力

​ 心理疏导和压力管理能力

​ 设计人员过渡方案和制订计划

​ 向上沟通并争取资源,为沟通准备

​ 设计和计划具体执行安排和细节

​ 对受影响员工的管理并组织沟通

​ 对岗位挑战或者受影响大的员工一对一沟通

6.​ 变革沟通管理负责

​ 熟悉变革管理的逻辑和沟通原则

​ 较深入了解人性和心理

​ 能够抓住重点信息和利益来沟通

​ 有能力对群体沟通和危机公关

​ 有效的具体沟通技巧和表达方式

​ 冲突管理和应急处理能力

​ 变革沟通的设计和计划

​ 对高层的沟通策略的设计和计划

​ 参与部门高层沟通会议

​ 在项目过程中安插必要的沟通活动推动项目

​ 收集相关方的反馈和意见及时安排沟通

​ 跟进项目进度,控制沟通节奏,促进项目推进