​ 背景

一般来讲，企业对内部IT物资的分类会按照财务规定的金额为限划分为固定资产与低值易耗品物资。当需求部门提报IT物资采购申请时，往往因IT物料的复杂性、申请人专业度不够等原因导致流程效率低，甚至出现流程反复折腾的现象。

为更好地服务并解决业务部门对IT类物料采购申请的诉求，提高员工的采购体验和满意度，流程管理部门主动发起对该流程的梳理优化。

​ 流程现状与核心问题

目前，公司在实际业务中，IT类物料分为IT设备、IT物资两大类，两类的采购申请流程逻辑基本一致，因此，此处仅以IT设备采购申请流程为例介绍整个优化过程。

优化前，IT设备采购申请流程现状如图5-9所示：

图5-9 优化前的IT设备采购申请流程

通过问题收集及现状调研，发现目前存在的问题主要如下：

（1）分类不明确。由于IT设备及IT物资的采购权在采购部门，而管理权则归属于IT部门，各自站在自身部门角度对IT设备及IT物资进行归类划分，导致划分范围及归类标准在公司内部不统一。比如，对于IT软件及服务费的归属，采购部归类为IT物资，而IT部门则归类为IT设备，业务部门在系统中提交申请时就很容易选错类别。

（2）流程签批较长。流程按照不同金额串行审批，首先由申请部门层层签批，再由采购部门层层签批。比如，有部门反馈电脑硬盘从申请到领取需20余天，影响员工的正常工作。

（3）流程退回频率较高。因需求提报人员对IT配置及知识的不熟悉，导致流程签批过程中因选型或配置错误常被退回。比如，当个人电脑硬盘损坏而申请购买硬盘时，因不了解自身电脑所对应的硬盘型号，导致申请人在申请流程时经常选错系统中的配置参数，致使流程被多次退回，员工体验不好。

​ 优化思路与方案

我们的流程优化思路从IT物资分类规范性、流程节点优化及增加专业把控三个维度进行详细分析，具体如下：

（1）统一定义IT物料类别标准。在采购部及IT部流程文件中，原来只是笼统地规定了IT设备与IT物资以2000元为界划分IT类别；通过财务部、采购部及IT部的共同讨论和评审，统一了IT物料分类标准，规定电脑、投影仪、交换机、IT软件及服务费类等都归属于IT设备类，其他如鼠标、网线、电源、键盘等低值易耗品则归属于IT物资类，并在IT设备与物资采购申请流程中详细明确并举例说明。同时，为避免申请人走错流程，将“IT设备采购申请流程”更名为“IT设备、软件及服务费采购申请流程”，让大家从名字上就容易识别流程类型。

（2）简化无效流程签批。重新审视流程各节点签批的意义，删减不必要的审批点，跨部门审批节点并行处理。如将采购部分管VP节点删除，因为前面需求部门分管VP已经签批同意，主管部门分管VP再签批的意义不大。

（3）增加ITBP人员评审点。因IT知识的复杂性，业务人员有时无法识别提报信息的准确性，因此在申请人提报需求后，增加各部门ITBP人员的技术把控环节，防止出现流程流转到后面被反复退回的问题。

优化后的流程如图5-10所示：

图5-10 优化后的IT设备采购申请流程

​ 优化效果

（1）统一分类标准，流程文件指导性更强。明确了什么样的IT设备及物资走什么样的采购申请流程，避免了一开始申请流程就混乱的现象。

（2）提高了流程效率。简化并删减了无意义审核节点，将现有串行环节进行了并行签批，提升了流程签批效率。

（3）提升了客户体验和满意度。深入业务，了解客户对流程的抱怨及问题，通过增加ITBP工程师的技术确认，将流程因选型或配置参数退回的概率降低为0，增强了客户的满意度。