讨论会的中期进程2:需要达成共识

当问题解决需要很强的团队协作力度,开专题讨论会的核心目的是达成共识。

如果你与不同背景、不同出身、不同利益取向的人共同参与过讨论会,或者细读过《罗伯特议事规则》,就能够理解人类物种深度沟通、达成共识的艰辛程度。

国父孙文曾在《建国方略》中说会议目的主要是“固结人心、纠合群力”。作为社会视角的政治家,孙文非常明白群体共识的重要性,《建国方略》其中的“社会建设”部分(该书只有三部分,心理建设、物质建设和社会建设)主要就是讨论如何开会,其核心内容参考了《罗伯特议事规则》和《Women's Manual of Parlimentary Law》30,详细阐述了在会议中取得共识的方法。试摘其中部分内容共享:

-​ 有规则之会议,则异于是,其组织必有举定之职员,以专责成;其行事必按一定之秩序,有条不紊。如提议一案也,必先请于主座31以讨地位,得地位而后发言;既提之案,必当按次讨论,而后依法表决。一言一动,秩序井然,雍容有度。如是,乃能收集思广益之功,使与会者亦得练习其经验,加增其智能也。

-​ 议场每行一事,其手续有三:其一、动议,其二、讨论,其三、表决。此三手续,乃一线而来,无论如何复杂之程序,皆以此贯之。动议者,为对于事体处分之提案也。欲在议场发生合法之提案,必当行正式之动议;倘随意谈话或随意拟议而得一般之同意者,不得收约束之效力也。如命行一事,必有正式动议,正式表决,始足责成受命者之遵行也。凡随意谈话,只足当动议之先导,而不能代动议之功能。故动议者,实为事体之始基也。

-​ 若发言者于讨论中偶要说及他会员,则不当提其名,但说“在我左或右之会员”,或曰“我等之书记”,或曰“其他之发言者”,或曰“我之反对者”,或其他不属个人之代名词,以指出所说之人便可。

-​ 领袖于开端时可讲十分钟,结尾时可讲五分钟

-​ ……32

从以上分享以及书中其他内容可以看出,围绕主持人的甄选、限制领导发言、对不同意见的重视、会议规则及对跑题发言的纠正等等,孙文想要表达的内容与今天如何开好讨论会的想法完全匹配。其源头《罗伯特议事规则》和《Women's Manual of Parlimentary Law》则更加严谨规范地提出了一系列方法,把讨论会中如何取得共识的细节推向了极致。

美国传记女作家鲍恩(Catherine Drinker Bowen)的著作《民主的奇迹:美国宪法制定的127天》33是美国学生的教科书之一,书中讲述了1787年在费城召开的美国联邦制宪会议——美国建国史上最重要的会议,十三个差异巨大的区域(州)怎样在天差地别的情况下达成共识,制定出美利坚合众国宪法。这种共识促成了真正有效的决策,它是美国强大的基石。

虽然组织类型不同、会议目的不同、地域文化各有不同,但政府、企业、非营利组织在开专题讨论会时其议事规则是相通的,只在一些细节上有所不同。相对来说,企业专题讨论会的参会者人数更少、背景更趋于一致,取得会议共识相对简单。

什么是“共识”,共识就是共同的认识,本质是有着不同利益诉求的人群通过求同存异的过程,最终达成共同的意愿。其内涵有两点,第一点是指“能达成一致意见”,如果团队能达成这样的共识是非常棒的事情。不过职场人士都知道,这种共识只是奢望、分歧才是常态——某团队似乎很容易达成一致意见,实际上这种情况多数是维护表面和谐、个人意见无法充分表达的“假共识”,对团队反而有害。第二点是“执行承诺”,是指在很多问题上团队即使达不成一致意见,如果能在相互理解的前提下形成执行承诺也是很好的——这意味着一旦做出决策,团队成员会笃行不怠。

需要注意的是,执行承诺并非妥协和利益交换,也不是对指标或者结果的简单承诺,而是对团队协作的认可和承诺。亚马逊公司(Amazon.com, Inc.)有一条领导力原则是“敢于谏言、服从大局 Have Backbone、Disagree and Commit”,即敢于表达不同意见,在经过充分沟通,即使不同意对方的意见,仍然愿意承诺并给予全力支持——这是真正的共识,它是讨论会成果的主要体现方式之一。

很多企业一把手认为他们内部有大量共识,其实不然。由于创业成功,企业一把手往往自信爆棚,表达充分,并自觉不自觉地对不同意见表示轻蔑。这导致在企业实际工作中,下属和其他人逐渐不再提出和老板不一致的意见,于是“共识”轻松达成——实质上,一把手自得的共识只不过是皇帝的新衣。企业想要进步,就要广泛听取各种不同的意见、求同存异,这样才能凝聚大多数人的共识。

但是,越是成功、越是聪明的管理者越容易陷入单一思维的陷阱,某些领导喜欢在会议上说:“如此明显的‘事实’你为什么会看不到(背后的含义是你如果持反对观点,那么不是愚蠢就是不安好心)!”这种说法一旦出现,共识永远不可能达成。

在达成共识的过程中,不同的意见是有价值的。在职场上,管理者希望打破单一思维,就需要有耐心和包容心去容忍不同意见,去仔细听不同观点,因为哪怕是真的笨人,也可以给管理者不同的视角——要假设持不同观点的人,是看到了不同的事实。

在某次会议上,某位不谙世事的年轻人提出一个看似很愚蠢的问题。不过,在开放的会议氛围下,经常能使我们出乎意料地找到解决问题的新思路。这不是假想,而是许许多多真实会议场景中不断发生的事情。

除此之外,专题讨论会的议程和发言模式也会影响共识的达成程度,如果安排得恰当,信息、观点、事实展示得足够充分,专题讨论会的中期进程会更加顺畅。

-​ 主持人:欢迎大家参加今天的讨论,讨论主题是“产销部门如何更好地协同”。今天专题讨论的时间比较多,有2个小时的时间,主要议程是有李经理和陈经理分别代表销售部和生产部各发言15分钟,之后我们自由讨论,大家自由发言,不用举手,想说就说,下午3:30我约了秦老师来参加会议,请他就这个主题发言10分钟,之后我们继续讨论。会议结束前10分钟,我们请记录人帮我们梳理今天发言的要点,看看我们究竟达成了哪些共识。好,让我们开始,首先有请李经理!

-​ ……

在信息的交汇、事实的陈列、观点的互动下,参与会议的人会逐渐触摸到别人的利益诉求和出发点,从而产生“理解”,继而在某些问题上达成一致意见或执行承诺。专题讨论会能真正增强企业内部的共识程度,在某些情境下效果极佳。

主持人控场和领导者自控与上一节的内容相同,不再赘述。

还有,需要达成共识的专题讨论会不能从妥协的角度思考问题,主持人和参会人需要特别注意这一点。主持人和参会者要在会上不断追问“什么才是对的” 而不是“谁才是对的”或“什么才是他人能够接受的”。当然,在找到解决问题的症结所在之后,求同存异很重要。每一个重要的认知,都要尽可能地团结一切可以团结的人,在核心团队、中高层管理者乃至企业所有员工中达成最大程度的共识,从而上下同心、其利断金。